Kommunikationstipps für gute Zusammenarbeit

Gute Zusammenarbeit ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Projekte, aber auch für das operative Tagesgeschäft und letztendlich für das Unternehmen als Ganzes. Wie scheinbar perfekte Zusammenarbeit funktionieren kann, lebt uns die Natur um uns herum ständig vor. So bilden beispielsweise Ameisen beeindruckende Hängebrücken, die aus hunderten oder tausenden einzelnen Individuen bestehen, indem sie sich gegenseitig festhalten. Das Ziel? Dem Rest des Volkes den Zugang zu Stellen ermöglichen, die eigentlich für ein einziges Individuum oder viele nicht-kooperierende Individuen nicht zugänglich wären. Da fragt man sich: Wie machen die das? Die Antwort: mithilfe guter Kommunikation. Gute Kommunikation ist die Basis ausnahmslos jeder gelungenen Zusammenarbeit. Gilt das auch für uns Menschen? Ja.

In vergangenen Beiträgen haben wir uns bereits Gedanken dazu gemacht, wie die Kommunikation im Teamprojekt gelingen kann, wie sich Mauern zwischen IT- und Fachabteilungen einreißen lassen und welche Kommunikationstipps für IT- und Fachabteilungen die Zusammenarbeit verbessern können. In diesem Beitrag möchte ich nochmal einen Schritt zurück gehen und grundlegende Kommunikationstipps für gelingende Zusammenarbeit vorstellen – egal ob abteilungsintern oder abteilungsübergreifend, egal ob im Projektteam oder beim operativen Tagesgeschäft.

Die folgenden Tipps sind zwar elementar, doch werden in der Hektik des Alltags oder in der eingeschlichenen Routine gerne Mal vergessen. Daher möchte ich sie allen Lesern und Leserinnen nochmal vor Augen führen.

• Vor Aufgabenzuweisungen das persönliche Gespräch suchen: Wenn Sie von ihren Kollegen und Kolleginnen Feedback einfordern möchten oder ihnen eine Aufgabe zuweisen müssen, dann sollten Sie ihr Vorhaben im Vorfeld zusätzlich zur eigentlichen E-Mail – in einem persönlichen Gespräch – kurz ankündigen und erläutern. Dies gilt natürlich nicht für festgelegte Prozesse, die kontinuierliche Aufgabenzuweisungen vorsehen. Gemeint sind hier vielmehr außerordentliche Aufgabenzuweisungen.
• Kommunizieren, wenn Aufgaben explodieren: Sobald Sie absehen können, dass Sie selbst die Ihnen zugewiesenen Aufgaben nicht in der Zeit erledigen können, die Sie dafür eingeplant hatten, sollten Sie das umgehend allen beteiligten Kollegen/Kolleginnen mitteilen. Und nicht erst warten, bis die Deadline erreicht ist. Denn Aufgaben dienen niemals einem Selbstzweck, sondern sind immer Teil von Abhängigkeitsketten, an denen auch andere Personen hängen, die direkt oder indirekt auf Ihre Ergebnisse angewiesen sind.
• Kurze Feedbackzyklen bei unsicheren Aufgaben: Wenn Aufgaben anstehen, die keiner Routine unterliegen, sollte Sie in kurzen Zyklen Feedback von involvierten Personen einfordern. So können eventuelle Entwicklungen in eine ungewollte Richtung frühzeitig erkannt und effizient korrigiert werden.
• Jedem eingeforderten Feedback und jeder gestellten Aufgabe einen Sinn geben: Wenn Sie nun Feedback von Ihrer Kollegenschaft einfordern oder ihr andere Aufgaben zuweisen möchten, dann sollten Sie stets Informationen zum Hintergrund, Gesamtkontext und der Bedeutung der Ergebnisse mitliefern. Das muss nicht zwingend im Rahmen des persönlichen Gesprächs im Vorfeld passieren, allerdings unbedingt in der E-Mail, die Sie an die entsprechende Person senden.
• Festlegen von Ergebnistyp und Deadline: Bei allen Aufgabenzuweisungen im weitesten Sinne, sollten Sie einerseits einen Ergebnistyp festlegen (z.B. Feedback; Auswertung; Zeitplan etc.) und zum anderen eine realistische Deadline angeben. Nur so kann vermieden werden, dass Aufgaben liegen bleiben, weil sie im Alltagstrott immer verschoben oder schlichtweg vergessen werden.