Mauern zwischen IT- und Fachbereichen einreißen – Aber wie?

Mann mit Vorschlaghammer steht vor Mauer

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Kein Unternehmen funktioniert heutzutage auch nur einen Tag ohne die „Nerds“ in der IT. Dennoch wird die IT häufig von anderen Abteilungen als notwendiges Übel betrachtet. Obwohl ohne sie Unternehmen fast jeden Tag den korporativen Super-GAU erleben würden: Softwarefehler, Systemabstürze und Serverausfälle. Und zwar mehrmals. Die technische Evolution hat IT-Fachkräfte auf eine unverzichtbare Stufe emporgehoben. Zweifelsohne.

Dennoch gibt es wohl kaum Fachabteilungen oder Kunden, die sich auf eine kommunikative Interaktion mit der IT-Abteilung sonderlich freuen. Sei es im Zuge einer Problembehebung im alltäglichen Systemumgang oder erst Recht im Rahmen eines komplexen, abteilungsübergreifenden Projekts zur langfristigen Veränderung von Arbeitsabläufen. Zu groß scheint auf den ersten Blick aus Sicht der Fachabteilung der scheinbar obligatorische Ärger, den man mit IT-Abteilungen vor, während und nach der Zusammenarbeit hat.

Doch auf den zweiten Blick stellt sich schnell heraus: Am Ärger ist selten nur eine Partei beteiligt. Dazu gehören immer zwei. Auch zum Dialog gehören immer zwei. Und genau hier liegt der Hund begraben. Kommunikation. Oder anders: Mangelhafte Kommunikation zwischen IT- und Fachabteilung.

Das Dilemma beginnt oftmals bereits in der Abstimmungsphase des gemeinsamen Projekts. Im Verlauf eines typischen IT-Projektes sind beide Abteilungen der Annahme, dass nach ausgiebigen Dialogen alle wichtigen Punkte identifiziert und angesprochen worden sind. Doch obwohl hier alles vermeintlich geklärt zu sein schien, zeigt sich im Projektprozess, dass vieles irgendwie offensichtlich noch unklar ist. Und das führt unweigerlich zu Problemen und Kopfschmerzen. Woran liegt das?

Es handelt sich um das klassische Adressaten-Problem. Die universelle Ur-Regel der Kommunikation besagt, dass beim Gegenüber nur jene Informationen ankommen, die von ihm aufgenommen werden wollen oder können. Unabhängig davon, welche Informationen ursprünglich mit welcher Intention in welcher Form gesandt worden sind. Konkret: Die beiden Abteilungen sind größtenteils nicht in der Lage, sich in die Situation des Gegenübers bzw. ihres Adressaten zu versetzen. „Put yourself in someone else’s shoes“, lautet das imperativierte englische Sprichwort, das den Nagel auf den Kopf trifft. Die jeweiligen Zauberwörter dabei lauten: Präzision (gilt für Fachabteilungen) und Komplexitätsreduktion (gilt für IT-Abteilungen). Es nützt nichts, wenn die Fachabteilung irgendwelche vagen Aussagen zu abteilungsinternen Vorgängen trifft oder vage Wünsche im Hinblick auf den künftigen Mehrwert des neu entwickelten Softwaresystems ausspricht. Ebenso wenig hilft es der Sache aber, wenn die IT-Abteilung in ihrem Fachchinesisch über Architekturen und Implementierungsvorgänge babbelt und davon ausgeht, dass nun für alle Beteiligten glasklar ist, welcher mögliche Rahmen für das Projekt gegeben ist.

Doch wie lässt sich Präzision für die eine Seite und Komplexitätsreduktion für die andere erreichen? Die Antwort ist eindeutig wie simpel zugleich: Strukturiertes Requirements Engineering unter Einsatz eines einheitlichen Methodenkoffers, insbesondere in Bezug auf eingesetztes Vokabular. Beide Parteien müssen die gleiche Sprache sprechen, um sich auch wirklich zu verstehen.

Ein leidiges Thema, dieses Zusammenspiel zwischen IT-Abteilung und Fachabteilung. Dabei kann die Synergie zwischen ihnen so einfach sein. Wenn denn nur die richtige Kommunikation stattfindet. Schließlich gilt: Kommunikation ist alles.

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Osman Binici

Osman Binici

Osman Binici ist Experte für Kommunikation. An der Eberhard Karls Universität in Tübingen studierte er Allgemeine Rhetorik mit den Schwerpunkten auf Unternehmenskommunikation und didaktischer Rhetorik. Nach seinem Master-Abschluss war er als freiberuflicher Kommunikationstrainer und Autor in der Weiterbildung tätig. Mittlerweile unterstützt er das CampusLab als Marketing- und Projektmanager.