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Die Zeit in Workshops, Meetings und anderen Besprechungen gut zu nutzen, ist überraschend schwierig. Jeder kennt es: Mal fangen Meetings zu spät an, oft werden sie überzogen und auch Meetings selbst sind nicht immer produktiv. Am Ende des Tages wurde viel Zeit in Meetings verbracht, die oft mit unklaren oder gar nicht existenten Ergebnissen und entsprechend frustrierten Beteiligten enden. Die gute Nachricht ist: Dem kann man Abhilfe schaffen! Mit gut geplanten Meetings ist zielführendes und zufriedenes Zusammenarbeiten möglich. In diesem Blogeintrag gebe ich ein paar Tipps, was man konkret tun kann, um unkonzentrierte Zeitfresser zu produktiven Arbeitstreffen zu machen.
Wenn ich gebeten werde, einen Termin vorzubereiten, sind meine ersten Rückfragen immer: Was ist das Ziel des Termins? Welches Ergebnis wollen wir erreichen? Dass die Antwort in der Regel zu Nachdenken führt und auf sich warten lässt, zeigt eigentlich schon, warum viele Meetings nicht mit Erfolg enden. Denn wie soll man ein Ziel erreichen, das man gar nicht vor Augen hat? Vielleicht klingt es banal, aber es ist wirklich wichtig, dass Ziel und Ergebnis eines Meetings festgelegt, aufgeschrieben und allen Beteiligten klar kommuniziert werden. Zum einen ist es für Kopfarbeiter ein großer Motivationsfaktor, zu wissen, wofür man Dinge eigentlich tut. Zum anderen fokussiert es die Inhalte eines Meetings deutlich. Ziele sollen dabei so konkret wie möglich formuliert werden. Ein kleines, aber erreichbares und eindeutiges Teilziel ist besser als ein grob formuliertes Ziel, das zum Abschweifen verleitet.
Hier mal ein Beispiel für ein grobes Ziel: „Ziel des Workshops ist es, die Aktivitäten für die Prozesskette festzulegen.“
Und nun ein Beispiel für ein konkretes Ziel: „Ziel des Workshops ist es, dass sich alle Teilnehmer über die Aktivitäten und deren Reihenfolge für die Prozesse A, B und C im Normalfall des Prozessablaufs (ohne Ausnahmefälle) einig sind.“
Hat man das Ziel bzw. Ergebnis festgelegt, ist der nächste Schritt, den richtigen Teilnehmerkreis zu wählen. Es sollen also nur die Teilnehmer eingeladen werden, die für das Ziel des Meetings notwendig sind. Zum einen ist es für Teilnehmende langweilig und frustrierend, in einem Meeting zu sitzen, das sie inhaltlich bestenfalls am Rande berührt. Zum anderen bedeuten mehr Anwesende auch mehr Dynamik im Termin. Jede Person bringt eine weitere Meinung mit, die ihren Raum bekommen möchte und sollte. Um ein Meeting inhaltlich zu fokussieren, sollte sich auch der Teilnehmerkreis auf die wichtigsten Personen beschränken, die für die Erreichung des Ziels bzw. Ergebnisses wichtig sind. Im Zweifelsfall ist es effektiver, aus einem großen Meeting mit allen potenziell tangierten Teilnehmenden lieber mehrere kurze Meetings in kleinem Kreis zu machen, in dem aber die jeweils richtigen Personen sitzen.
Die Zeit eines Meetings nicht zu großzügig zu planen hilft ebenfalls. Das heißt natürlich nicht, dass jedes Meeting in Stress ausarten soll. Jedoch zeigt die Erfahrung, dass knapper geplante Meetings zu fokussiertem Arbeiten führen. Nur zu oft habe ich Besprechungen erlebt, für die eine Stunde angesetzt wurde, in denen nach 30 Minuten aber bereits alles gesagt war. Wurde nach diesen 30 Minuten dann Schluss gemacht? Leider nicht! Dieses Phänomen ist allbekannt und wird durch das aus der Soziologie stammende „Parkinson’sche Gesetz“ beschrieben. Dieses sagt aus, dass Arbeit immer so lange dauert, wie Zeit dafür zur Verfügung steht – anstatt so lange zu dauern, wie aufgrund ihrer Komplexität eigentlich zu veranschlagen wäre. Das bedeutet: Wenn ich ein Meeting in 30 Minuten durchführen könnte, ihm aber eine Stunde Raum gebe, so füllt sich das Meeting automatisch noch mit weiteren Themen und wird unkonzentriert. Die Zeit wird grundsätzlich vollständig bis zum Ende verbraucht – aber nicht gut ausgenutzt. Deswegen: lieber knapp planen! Sollte die Zeit am Ende doch nicht reichen, können Folgetermine angesetzt werden. Bei sich wiederholenden Meetings kann der Moderator gemeinsam mit den Teilnehmenden reflektieren, ob künftig doch mehr Zeit für den Regeltermin eingeplant wird.
Mit einer zeitlich getakteten Agenda ist es möglich, Meetings über Timeboxing zu steuern. Dabei vereinbart die Moderation mit allen Anwesenden, sich für ein Thema eine bestimmte Zeit zu nehmen und bei Bedarf strikt zu moderieren, um nicht abzuschweifen und die vorgegebene Zeit einzuhalten. Ich habe mit Timeboxing gute Erfahrungen gemacht, da die Teilnehmenden beim Thema bleiben, fokussiert und zielorientiert arbeiten und sich auch besonders redefreudige Personen kurzhalten. Wer mehr über Timeboxing erfahren möchte, kann sich auch dieses Video anschauen.
Ebenfalls wichtig ist es, Meetings im Voraus gut vorzubereiten. Egal, ob es sich um eine Besprechung oder einen Workshop handelt, zahlt es sich immer aus, wenn eine gute Agenda vorbereitet wurde. Das bedeutet: es gibt festgelegte Themenpunkte und jeder Punkt ist zeitlich fest geplant. Bei längeren Meetings ist es wichtig, auch Pausen aktiv einzuplanen. Zeitfenster für offene Punkte, Fragen oder Diskussionen können in der Agenda ebenfalls festgelegt werden. Wenn Themenpunkte bereits vor dem Termin inhaltlich vorbereitet werden können oder recherchiert werden müssen, soll das im Voraus tatsächlich erledigt werden. Mit dieser Vorarbeit kann man direkt zu den inhaltlichen Punkten gelangen, die für alle Anwesenden relevant sind, und somit die gemeinsame Zeit effektiv nutzen.
Es gibt noch viele weitere Tipps und Möglichkeiten, Meetings effektiv durchzuführen. In diesem Blogeintrag habe ich die Möglichkeiten vorgestellt, mit denen ich sowohl als Moderatorin, als auch als Teilnehmerin bisher gute Erfahrungen machen konnte. Wer Ziel und angestrebtes Ergebnis des Meetings festlegt, sich auf den richtigen Teilnehmerkreis beschränkt, Meetings zeitlich angemessen plant, diese im Voraus gut vorbereitet und Timeboxing durchführt, hat gute Voraussetzungen für ein produktives Meeting geschaffen.
Nun wünsche ich noch viel Spaß beim Ausprobieren der Tipps und viel Erfolg in den nächsten Meetings!
