Ein Projekt, ein Team, viele Vorüberlegungen und das vernachlässigte Kind: die Kommunikation.
Der Erfolg eines Projekts hängt vom gelungenen Zusammenspiel verschiedener Faktoren ab. Wir haben uns bereits in älteren Beträgen mit einigen dieser Faktoren auseinandergesetzt. So wurden ein Methodenkoffer für gekonntes Requirements Engineering als essenzielle Basis sowie das Epistemische Modellieren als Methode zum Aufdecken unpräziser Anforderungen vorgestellt. Ferner haben wir uns Gedanken über die Rolle der Persönlichkeit des Projektmanagers als Erfolgsfaktor gemacht. Auch hinsichtlich der Kommunikation zwischen Fachabteilung und IT-Abteilung haben wir bereits erkannt, dass der reibungslose Ablauf starken Einfluss auf den Projekterfolg hat.
In diesem Beitrag setzen wir den Fokus nun erneut auf die Kommunikation, da Projekte viel zu oft und unnötigerweise aufgrund von mangelndem Kommunikationsmanagement scheitern. Dass die Kommunikation in Projekten wichtig ist, scheint den meisten Projektmanagern klar zu sein. Zumindest gaben in einer umfassenden Studie von cetacea zur Kommunikation in und von Projekten 85% der befragten 754 Projektmanagern an, dass sie „sehr wichtig“ sei. Doch wie immer, gilt auch hier: Wissen ist nicht können.
Im Folgenden werden typische Veranstaltungen zum Kommunikationsmanagement aus unserem online Kurs zum Thema Projektmanagement vorgestellt:
- Kick Off: Erstes offizielles Meeting mit allen wichtigen Stakeholdern mit dem Ziel, sich ggf. persönlich kennenzulernen, Erwartungshaltung zu klären und die Art der Zusammenarbeit festzulegen
- Stand up: Kurzes, regelmäßiges Zusammentreffen aller Teammitglieder zur kompakten Darstellung der vor kurzem erfolgten und demnächst geplanten Aktivitäten. Ziel ist die Sicherstellung des kontinuierlichen Austausches über Ergebnisse und Probleme im Projektteam sowie die Kommunikation von Problemen und Hindernissen.
- Jour fixe: Regelmäßiges Zusammentreffen bestimmter Stakeholder zur detaillierten Besprechung oder dem Berichten von ausgewählten Aspekten des Projekts. Im Fokus steht hier die Sicherstellung der kontinuierlichen Berichterstattung ausgewählter Stakeholder zur Projektleitung bzw. zu anderen leitenden Funktionen sowie die Kommunikation von Problemen und Hindernissen.
- Retrospektive: Regelmäßiges Zusammentreffen der Teammitglieder zur gemeinsamen Reflektion der Art und Qualität der Zusammenarbeit. Dadurch wird eine Verbesserung der Zusammenarbeit im Projektteam erreicht.
- Postmortem: Zusammentreffen der Teammitglieder nach Abschluss des Projektes zur Reflektion und Bewertung der Projektprozesse und Rahmenbedingungen. Sinn und Zweck dessen ist ein Feedback des Projektteams zu Themen wie Projektmanagementprozesse und Rahmenbedingungen des Projekts, die Verbesserung der Qualität der Projektprozesse sowie die Sammlung von Lessons learned zur Vermeidung in zukünftigen Projekten.
Mit diesen Veranstaltungen wird zumindest eine solide Basis für intakte Kommunikation innerhalb des Teams sowie mit beteiligten Stakeholdern geschaffen. Selbstverständlich sollten auftretende Probleme sofort mit Teammitgliedern oder dem Projektleiter kommuniziert werden, um möglichst schnelle Lösungen herbeizuführen.
