Priorisieren von Aufgaben in Projekten

Menschen um einen Tisch versammelt

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Die Priorisierung und Repriorisierung von Anforderungen und die Festlegung, welche Aktivitäten als nächste erfolgen, gehören zu jedem Projekt. Insbesondere bei IT-Projekten muss während des Projektverlaufs mehrmals eine Priorisierung durchgeführt werden, weil die Menge der fachlichen Anforderungen mit der Zeit zunehmen kann. In diesem Artikel möchte ich Ihnen zwei Methoden zur Priorisierung vorstellen: Die MoSCoW-Methode und das Teams Estimation Game.

MoSCoW-Methode

Die MoSCoW-Methode sieht vier Priorisierungskategorien vor, die sich auch in der Methodenbezeichnung widerspiegeln. Die offenen Aktivitäten oder Anforderungen werden entsprechend Ihrer Relevanz einer dieser Kategorien zugeordnet. Vorteil dieser Methode ist, dass eindeutig definiert und nachvollzogen werden kann, welche Aufgaben (zeit)kritisch sind und den größten Einfluss auf den Projekterfolg haben. Das Akronym MoSCoW steht für Folgendes (die Kleinbuchstaben dienen lediglich der besseren Lesbarkeit und haben keine weitere Bedeutung!):

  • Must (deutsch: muss) – Die Aufgaben in dieser Kategorie sind essenziell und nicht verhandelbar. Für einen erfolgreichen Abschluss des Projekts müssen alle dieser Kategorie zugeordneten Aufgaben unbedingt erledigt werden.
  • Should (deutsch: sollte) – Aufgaben dieser Kategorie sind zwar nicht essenziell, jedoch sind sie für den Projekterfolg weiterhin von großer Bedeutung.
  • Could (deutsch: kann) – Die hier befindlichen Aufgaben sind für den Projekterfolg nicht entscheidend. Sie werden erst dann bearbeitet, sobald alle Should-Aufgaben erledigt worden sind.
  • Won’t (deutsch: nicht umsetzen) – Die Aufgaben in dieser Kategorie werden aktuell nicht bearbeitet, vielleicht jedoch zu einem späteren Zeitpunkt.

Diese Methode eignet sich bestens dafür, eine große Anzahl an Aktivitäten und Anforderungen in Zusammenarbeit mit wenigen Personen relativ schnell zu clustern. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass am Ende fast alle Aufgaben als Must- oder Should-Aufgaben kategorisiert werden. Wichtig ist hier: Falls mehr als nur eine Muss-Aufgabe existiert, werden diese Aufgaben innerhalb der Kategorie „Muss“ nochmals gesondert priorisiert. Damit auch klar ist, mit welcher Aktivität das Projekt überhaupt begonnen wird.

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Team Estimation Game

Das Team Estimation Game ist eine Priorisierung in Form einer linearen totalen Ordnung. Das heißt: Jede Aufgabe wird durchnummeriert, wobei keine Nummer zweimal vergeben werden darf. Die Aufgabe mit der niedrigsten Nummer (in der Regel 1) hat die höchste Priorität, alle anderen Prioritäten ergeben sich aus der aufsteigenden Reihenfolge. Eine auf diese Weise erstellte Liste von Aktivitäten legt eindeutig fest, in welcher Reihenfolge die offenen Aufgaben abgearbeitet werden müssen. Das Team Estimation Game funktioniert nach folgenden Regeln und hat eine derartige angeordnete Liste als Ziel:

  1. Die zu priorisierenden Aufgaben werden auf eine Karte geschrieben.
  2. Die Karten werden als verdeckter Stapel auf den Tisch gelegt.
  3. Startschuss: Die erste Karte des verdeckten Stapels wird aufgedeckt und offen auf den Tisch gelegt.
  4. Erster Spielzug: Der erste Spieler darf die oberste Karte des verdeckten Stapels entnehmen. Nun muss er entscheiden: Ist die Aufgabe auf dieser Karte wichtiger oder unwichtiger als die offen liegende Karte? Falls wichtiger, wird sie links von der liegenden Karte abgelegt, falls unwichtiger wird sie auf der rechten Seite abgelegt.
  5. Die zweite Spielerin hat nun zwei Optionen: Entweder a.) zieht sie eine neue Karte vom verdeckten Stapel und ordnet sie an ihrer Meinung nach passenden Stelle zwischen/vor/nach den bereits liegenden Karten oder b.) sie zieht keine neue Karte, tauscht dafür aber die Position von zwei bereits liegenden Karten, von denen sie meint, dass sie nicht richtig liegen.
  6. Die nächsten Spielzüge laufen nach dem in 5. beschriebenen Schema ab.
  7. Wenn die letzte Karte des Stapels aufgedeckt und eingeordnet worden ist, haben die folgenden Spieler nur noch die Möglichkeit, Kartenpositionen zu vertauschen. Das wird so lange gemacht, bis niemand mehr die Karten vertauschen möchte. Dann ist die für alle sinnvolle Reihenfolge in Form der Kartenabfolge gefunden und das Spiel zu Ende.

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Osman Binici

Osman Binici

Osman Binici ist als Marketing- und Projektmanager Teil des CampusLab-Teams. Er studierte Allgemeine Rhetorik an der Eberhard Karls Universität in Tübingen. Seine wissenschaftlichen Schwerpunkte liegen auf Unternehmensrhetorik, Psychologie der Kommunikation und didaktischer Rhetorik. Seit dem erfolgreichen Abschluss seines Masterstudiums ist er nebenberuflich als Kommunikationstrainer sowie Autor in der Weiterbildung tätig.