Den (Büro)Alltag mit Mashups optimieren

Hand klickt Automatisierungsbutton

© Sikov – fotolia.com

Erst kürzlich stand ich vor einer simplen Aufgabenstellung, deren Lösung aber überraschend aufwendig ist: Das regelmäßige Versenden einer Erinnerungsmail. Als Outlook-Nutzer bin ich verwundert, dass diese Funktion nicht zur Verfügung steht. Allerdings sind die Lösungsvorschläge im Internet nicht intuitiv und laufen darauf hinaus, dass man über Umwege etwas programmiert. Da dachte ich mir: Das muss doch irgendwie einfacher gehen!

Und tatsächlich lassen sich dieses und andere Probleme bequem lösen. Abhilfe schaffen hier Mashups, mit denen man bereits zur Verfügung stehende Inhalte und Services kombinieren kann. Mit Online-Diensten wie IFTTT und Zapier lassen sich Aufgaben und Workflows über andere Online-Dienste hinweg automatisieren. Für diejenigen, die hauptsächlich Microsoft Dienste automatisieren möchten, ist Microsoft Flow ebenfalls eine Alternative. Mashups sind webbasiert. Das Tolle an ihnen ist, dass man nichts programmieren muss und sich entweder eine fertige Vorlage schnappt oder sich selbst eine Lösung zusammenklickt. Wer sich für letzteres entscheidet, kann ein Ereignis (bei Zapier „Trigger“) definieren, das eine bestimmte Funktion („Action“) auslöst. Damit lässt sich wunderbar mein ursprüngliches Problem lösen. Für das Ereignis lege ich einfach den Startzeitpunkt fest und entscheide, wie oft das Ereignis wiederholt wird. Die Funktion ist das Versenden einer Mail an ausgewählte Adressaten. Im Endeffekt musste ich dafür keine einzige Zeile Code schreiben!

Auch andere Probleme lassen sich so lösen. In den Vorlagen findet man beispielsweise Möglichkeiten, dass eine Aufgabe in einer Email in Trello eingefügt wird. Wer sich gerne Social Media einfach macht, kann Facebook-Posts auch automatisch auf Twitter veröffentlichen. Ebenfalls möglich sind Benachrichtigungen zum aktuellen Wetter oder auch ein Hinweis, wenn im OneDrive neue Dateien geändert oder hinzugefügt werden. Dabei ist es möglich, diese Nachricht nicht nur per Email, sondern auch in einem Messaging-Dienst wie Slack zu bekommen. Außerdem eignen sich Mashups für Spielereien. So ist es zum Beispiel möglich, dass Tweets auf Twitter analysiert werden und eine bunte LED Lampe in der Farbe leuchtet, die gerade der Stimmung auf der Welt entspricht.

Mashups bieten also die Möglichkeit, den (Büro)Alltag leichter zu gestalten, indem bestimmte Workflows und Routineprozesse automatisiert werden. Dafür werden Dienste oder Inhalte miteinander verknüpft. Außerdem lässt sich einstellen, wann und wie oft bestimmte Aktionen ausgelöst werden. Es gibt übrigens auch Enterprise Mashups, die Ressourcen innerhalb eines Unternehmens kombinieren können.

Für mich habe ich jedenfalls eine Alternative entdeckt, wie man ohne Code Aufgaben automatisieren und so Zeit sparen kann. Wer Lust hat, kann es einfach mal ausprobieren!

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Jasmin Burda

Jasmin Burda

Jasmin Burda ist Expertin im Bereich industrieller Softwareprozesse mit den Themenschwerpunkten Requirements Engineering, IT-Projektmanagement und Agilität in Projekten. An der Universität Duisburg-Essen absolvierte sie ihren Masterabschluss in Wirtschaftsinformatik mit Auszeichnung. Die aktive Durchführung von Seminaren als Trainerin sowie beratende Aktivitäten als Consultant gehören zu ihren Aufgabenfeldern.