Kommunikationstipps für IT- und Fachabteilung

Die Zusammenarbeit zwischen Fach- und IT-Abteilungen ist nur selten geprägt von Harmonie. Das dürfte nichts Neues sein. Die Gründe können variieren: Mal liegt es daran, dass zwei verschiedene Welten aufeinanderprallen, mal liegt es an der fehlenden Einbeziehung der jeweils anderen Welt in die eigene Arbeit bzw. den Entwicklungsprozess. Doch unterm Strich lassen sich die allermeisten Probleme herunterbrechen auf falsche oder mangelnde Kommunikation zwischen beiden Abteilungen.

Folgendes Szenario ist Ihnen sicherlich nicht fremd: Die Fachabteilung stellt fest, dass ein neuer Bedarf entstanden ist, der umgehend gedeckt werden muss. Beispielsweise wünscht sich die Kundschaft, dass die neue Versicherungsapp per Klick bestimmte Tarifoptionen zu einem bestehenden Vertrag dazu buchen kann. Der weitere Verlauf könnte wie folgt aussehen:

1. Die IT-Abteilung bittet die Fachabteilung um Spezifikationen.
2. Die Fachabteilung liefert Spezifikationen im gewohnten Fachvokabular.
3. Die IT-Abteilung untersucht die Spezifikationen und versucht, diese auf kürzestem Wege umzusetzen.
4. Monate später ist ein Inkrement oder gleich das gesamte Update für die App entwickelt und es stellt sich heraus: Das gelieferte Produkt entspricht nicht den Anforderungen der Fachabteilung.
5. Beide Abteilungen ärgern sich darüber und schieben sich gegenseitig die Schuld in die Schuhe – und das, obwohl sie bei beiden und keinem liegt. Stichwort: mangelhafte Kommunikation.

Im Folgenden werden Maßnahmen vorgestellt, mit denen die Kommunikation zwischen Fachabteilungen und IT-Abteilungen vor und während Projektsituationen gefördert werden kann.

• Frühzeitiges Einbeziehen der IT-Abteilung: Bei vermeintlich kleinen Aufträgen an die IT-Abteilungen (wie etwa die Funktionserweiterung eines bestehenden IT-Systems) entwickelt eine Fachabteilung gerne zunächst im stillen Kämmerchen eine ganz eigene Spezifikation mit eigenem Fachvokabular und eigenen Vorstellungen über technische Möglichkeiten und Unmöglichkeiten. Dies führt im weiteren Verlauf unweigerlich zu Widerständen, weil irgendwelche Funktionen nicht realisierbar sind, nicht genügend Ressourcen vorhanden sind, etc. Würden sich die Abteilungen aber frühzeitig zusammensetzen, so könnten sie eine gemeinsame und viel präzisere Vorstellung über Möglichkeit und Unmöglichkeit erlangen – und wären somit von Anfang an auf dem selben Nenner mit den selben Erwartungen.
• Konkrete Ansprechpersonen ernennen: Jede Fachabteilung sowie auch die IT-Abteilung sollten eine konkrete Ansprechperson ernennen, die als Schnittstelle zwischen den beteiligten Abteilungen fungiert. Diese Personen sollten im Idealfall jeweils die Arbeitsabläufe der anderen Abteilung kennen und vergleichsweise ausgeprägte soziale Kompetenzen aufweisen. Mit der Etablierung einer konkreten Ansprechperson lassen sich auf allen Seiten Unklarheiten beseitigen über die richtige Anlaufstelle im Falle von Problemen, Wünschen, Fragen und Anregungen. Und so kann sichergestellt werden, dass die weitergegebenen Informationen nicht irgendwo verloren gehen, sondern ganz offiziell von der Ansprechperson an die entsprechende Stelle weitergleitet werden.
• Regelmäßige Updates durch die IT-Abteilung – in welcher Form auch immer: Regelmäßige Updates seitens der IT-Abteilung über den Entwicklungsverlauf helfen dabei, Abweichungen von tatsächlichen Anforderungen der Fachabteilung frühzeitig zu erkennen.
• Gemeinsames Kommunikationstool einrichten: Zumindest so lange, wie das Projekt dauert bzw. die Fachabteilung mit dem gewünschten Produkt beliefert worden ist. Wenn die Fachabteilung einen offiziellen Kanal hat, über den sie Wünsche, Fragen und Anregungen an die IT-Abteilung richten kann, dann ist hinsichtlich des Kommunikationswegs bereits eine große Hürde angebaut.
• Workshops anbieten: Workshops, an denen die IT- und Fachabteilung gemeinsam teilnehmen, können dabei helfen, das gegenseitige Verständnis zu fördern. So erhalten die beteiligten Abteilungen jeweils einen Einblick in „die andere Welt“. Die Workshops können sowohl nur projektabhängig („bestimmte Funktionserweiterung der App benötigt“) als auch ganz ohne konkreten Anlass zwei. Bis dreimal jährlich stattfinden.